L'organisation d'événements est incroyablement stressante, même pour les organisateurs d'événements les plus chevronnés. Il n'y a jamais assez d'heures dans la journée, et il y a toujours quelque chose qui ne va pas. De la gestion du temps à la partie technique, voici 10 conseils d'experts en organisation d'événements pour éviter tout imprévu.
Conseil #1 : Organisez votre temps... et votre espace de travail...
Structurez vos journées, désencombrez votre bureau - et prenez le temps de faire des pauses. Même une pause de 15 secondes devant votre écran d'ordinateur peut réduire de moitié la fatigue !
Prendre soin de vous signifie que vous aurez plus d'énergie et de concentration pour vous occuper de tout le reste. Mais laissez toujours une partie de votre journée libre pour les imprévus. Près de la moitié des organisateurs (44 %) affirment que le plus grand obstacle à la productivité est la demande de dernière minute.
Conseil de planification d'événement #2 : Tenez-vous en à un budget
"J'adore les chiffres !" : c’est la phrase que vous n’entendrez jamais de la part d’un organisateur d'événements… Néanmoins, il est essentiel de créer un budget - et de s'y tenir - pour éviter de se retrouver dans le rouge.
Utilisez la technologie à votre disposition pour affiner les activités les plus rentables. Par exemple, des applications publicitaires comme ToneDen effectuent automatiquement des tests A/B pour que vous sachiez lesquelles de vos publicités mènent à des ventes réelles.
Brigitte Cosse, directrice générale d'Events Paris recommande également d'intégrer un plan d'urgence à votre budget pour faire face aux imprévus. D'après son expérience, 5 à 25 % de plus est une bonne marge de sécurité.
Conseil de planification d'événement #3 : Choisir un lieu fiable
Le lieu de votre événement peut augmenter ou diminuer votre niveau de stress. Vous pourriez être à la recherche d'un lieu non traditionnel qui créera une expérience inhabituelle. Mais vous en voulez aussi un qui soit sûr, digne de confiance et facile à gérer.
Les lieux qui fournissent des choses comme les sièges, le service de traiteur et l'éclairage vous soulagent de votre propre liste de choses à faire. Mais qu'en est-il du Wi-Fi ? De l’informatique ? Tout autre avantage technologique qu'offre un site potentiel ne fera que simplifier votre planification.
Conseil de planification de l'événement #4 : Miser sur les contrats détaillés
Plus un contrat contient d'informations, plus les risques d'incompréhension et de manipulation sont faibles. Cela vaut aussi bien pour les contrats que vous créez que pour ceux que vous examinez de la part des partenaires.
Karène Haddad, PDG de la société de production GLC Events, vous invite à demander des "devis complets". Les estimations, par exemple, devraient inclure les taxes et tous les autres frais cachés, ainsi que les imprévus.
Prendre le temps de lire les petites lignes peut sembler fastidieux, mais cela pourrait vous épargner des heures et des maux de tête à long terme.
Conseil de planification #5 : Minimiser les changements de dernière minute
Pour orchestrer un événement, il faut travailler avec de nombreuses parties prenantes : sponsors, consultants et talents etc. Établissez vos attentes avec chacun.
Assurez-vous d'être clair avec les fournisseurs, par exemple, qu'ils ne puissent pas faire marche arrière après une certaine date. Instaurer des pénalités pour les artistes en cas d'annulation. Vous ne pouvez pas éviter les changements de dernière minute, mais vous pouvez certainement mettre en garde vos fournisseurs.
Conseil de planification d'événement #6 : Choisissez un partenaire pour la billetterie
La billetterie ou l'enregistrement ne devrait pas être une charge supplémentaire. En effet, votre partenaire de billetterie devrait vous aider activement à vendre des billets avec beaucoup moins d'efforts que si vous l’aviez fait vous-même.
Choisissez un partenaire qui vous aidera à distribuer vos événements sur le web et à vendre des billets directement à partir de sites. Ensuite, utilisez votre CRM ou votre plateforme d'email marketing - pour promouvoir, orchestrer des événements avec plus de facilité.
Conseil de planification #7 : Laissez les participants faire passer le mot pour vous
La beauté des médias sociaux, c'est qu'ils font votre marketing pour vous. Seulement si vous les activez.
Il ne suffit pas simplement d'avoir des comptes de médias sociaux. Il faut les cultiver. Créez un message de marque cohérent, postez stratégiquement et utilisez chaque plateforme de médias sociaux régulièrement.
Facebook est un bon choix pour la vidéo en direct. Instagram ? Pour poster des photos de qualité. Twitter est plutôt bien pour les discussions. Sur chacun d'entre eux, utilisez des hashtags personnalisés pour votre événement.
Cette stratégie de marque sociale est payante lorsque les fans partagent vos messages sur leurs propres comptes de médias sociaux.
Conseil de planification d'événements #8 : Connectez vos plateformes marketing
Une fois que vous avez les médias sociaux en place, automatisez-les autant que possible. Un agrégateur de publication vous permet de planifier à l'avance les publications sur toutes les plates-formes.
Profitez des capacités d'analyse de votre outil pour vérifier l’avancée de vos campagnes, afin de pouvoir apporter des modifications et des ajustements.
Conseil de planification d'événement #9 : Automatisez tout ce que vous pouvez
En plus de vos efforts en matière de médias sociaux, il existe de nombreuses façons d'automatiser les tâches que vous et votre équipe effectuez chaque jour. Aujourd'hui, il y a une application pour à peu près tout ce à quoi vous pouvez penser.
Par exemple, Trello permet une meilleure communication au sein de l'équipe. Créez une tâche dans l'application et envoyez un message à toute votre équipe à tout moment via Slack chaque fois que vous avez une mise à jour.
Vous pouvez également synchroniser vos données événementielles avec vos données de vente en intégrant votre billetterie événementielle avec Salesforce. Des intégrations comme celle-ci permettent d'automatiser des choses et limite votre to do list.
Conseil de planification d'événement #10 : Soyez ami avec les données
Les données peuvent éliminer l'incertitude de vos efforts de marketing, de vente et d'exploitation. Lorsque vous avez les chiffres à l'appui de votre prise de décision, vous passez beaucoup moins de temps à vous inquiéter de vos choix.
L'accès au ROI de vos campagnes marketing vous aide à justifier vos dépenses. Et en sachant exactement par quels canaux vos acheteurs de billets passent, vous pouvez vous concentrer sur les détails qui comptent.
Le fait d'avoir et d'utiliser des données solides vous donne un pouvoir de négociation et vous permet d'analyser les retombées de toutes vos décisions.