Voilà ! Vous avez intégré une agence en tant que Chef de projet ou bien vous avez crée votre agence spécialisée dans les événements d'entreprise, vous êtes génial. Vous avez travaillé dur et vous avez mérité votre poste ou cette consécration.
Mais rapidement avec toute la concurrence et le grand nombre d'agences, on se demande : comment est ce que je peux créer la préférence ? me démarquer ?
Globalement, il s'agit d'améliorer rapidement votre façon de travailler et d'optimiser la façon dont vous préparez les événements d'entreprise dont vous avez la charge, voici quelques conseils qui peuvent vous aider à y arriver.
- L'événementiel pour une entreprise peut avoir des contraintes et des limites créatives
Il faut être cohérent avec l'image de marque et le ton de l'entreprise cliente :
Parlez avec le service marketing et comprenez les limites de l'image de marque avant de commencer toute organisation. Certaines entreprises ont par exemple des règles strictes sur la manière dont le logo peut être utilisé et où il peut l'être.
Faites correspondre votre niveau de créativité au type d'événement que vous organisez. Il n'y a aucune raison de faire preuve excessivement de créativité quand celle-ci aurait une moindre importance, comme lors d'une réunion du conseil d'administration. À l'inverse, lors d'un lancement de produit, la créativité est importante et mérite qu'on prenne le temps de l'élaborer et de brainstormer.
- Certaines personnes ne voudront pas "jouer le jeu"
Souvent, les événements d'entreprise sont obligatoires, ce qui ne met pas toujours en avant les meilleures attitudes parmi les participants...
Mettez-vous à leur place :
Soyez précis dans la description exacte de l'événement et donnez les avantages dont les gens -même le simple employé- pourront bénéficier. S'ils voient comment ils tirent profit de l'événement dès son annonce, ils resteront beaucoup plus impliqués tout au long de l'organisation.
Ou alors... les gens voient carrément votre événement comme un jour de vacances !
Bien que cela puisse sembler être une bonne chose, cela pourrait vous compliquer les choses surtout s'ils pensent que tout cela n'est qu'une blague, alors que vous êtes tenu responsable du bon déroulement de l'événement. Pour éviter une situation de pression et de tension, définissez certains points dès le début :
Expliquez clairement ce qu'ils obtiendront de l'événement et ce qu'on attend d'eux, déterminez aussi les attentes de l'événement assez rapidement pour bien cadrer votre public. De plus, en règle générale, essayez de réduire au minimum le nombre de groupes de gens qui se connaissent. Les gens s'assoient avec leurs amis, ce qui les rend plus susceptibles d'être distraits. Assignez les groupes vous même si possible, discutez avec les RH pour mieux comprendre quelles équipes ils aimeraient voir se former.
- Vos orateurs n'ont pas forcément de charisme
Il se peut aussi que vous ne soyez pas décisionnaires sur la sélection des prises de parole ou des animations de la même façon que vous le seriez lors d'un autre événement. Vos conférenciers peuvent être des cadres supérieurs et non des personnes habituées à prendre la parole.
Dès que vous savez qui prendra la parole, fixez la date limite pour remettre la présentation power point. Expliquez que vous aurez besoin de les voir avant le jour J, prévoyez des séances de répétition avant l'événement mais ne rendez pas ça obligatoire.
- Vos employeurs peuvent sous-estimer votre apport
Beaucoup d'entreprises sous-estiment grandement l'importance d'un bon organisateur d'événements d'entreprise. À tel point qu'ils se contentent souvent de confier la responsabilité de l'organisation à un assistant ou à un coordinateur marketing. Il peut être intéressant de leur montrer ce qu'un vrai professionnel peut faire et la valeur ajoutée qu'il apporte de par son savoir-faire :
Mesurez certains taux et items (participation, satisfaction, etc.) même on vous ne le demande pas et dans la mesure du possible, utilisez les données des années précédentes pour comparer votre travail à celui du passé.
Élaborer un document sur les "best pratices" cela montrera non seulement à l'ensemble de l'entreprise tous les points positifs dans un événement, mais cela aidera aussi les autres à vous aider si vous déléguez.
Pensez à faire briller votre équipe et votre bonne gestion de l'événement.
- Donnez le rythme comme un pro :
Prenez le temps de parler avec la direction avant toute finalisation de l'événement. Soyez proactif et faites le premier pas, programmez la réunion.
Lorsque vous la programmez, soyez clair sur ce dont vous voulez discuter, faites un ordre du jour. Et mettez-vous à la place de vos interlocuteurs, au lieu de "Je veux passer en revue les contrats avec les fournisseurs", dites plutôt "J'aimerais vous tenir au courant des différents prestataires de l'événement et voir comment ils s'intègrent à votre vision de la soirée". Offrez également votre aide en suggérant de nouveaux éléments ou de nouveaux événements qui s'alignent sur les priorités de la direction.
- Les process
Beaucoup d'entreprises souffrent d'une administration bien enracinée avec un protocole pour tout. Bien que cela puisse aider dans certains domaines comme la logistique, cela peut aussi introduire de forts ralentissements dans le processus de prise de décision pour un événement.
Comprendre les process de votre client est une étape importante. Soyez clair sur les détails de l'événement pour gagner un maximum de temps. Faites des suggestions d'optimisation, indiquez les deadlines et ce que cela peut coûter en cas de retard du point de vue de l'événement.
- Innover comme par magie :
Utilisez les données pour mettre en avant des manquements ou des modifications que vous souhaiteriez mettre en œuvre pour l'événement. Donnez aussi des exemples de ce que d'autres concurrents peuvent faire.
Tous ces points vous permettront d'optimiser et d'améliorer votre gestion de projet événementiel pour vos clients, adaptez-vous au maximum, chaque client est spécifique avec sa propre culture d'entreprise !