On explore les principes fondamentaux pour démarrer dans l'événementiel, je vais essayer de vous expliquer comment vous pouvez vous lancer dans l'industrie événementielle, que vous souhaitiez travailler en freelance ou en agence, que cela soit pour un premier anniversaire, une bar mitzvah ou un mariage, ou pour une soirée d'entreprise ou des lancements de produits.
1/ Voici quelques pièges propres à l'organisation d'événements selon moi :
- Le brief : une mauvaise compréhension des exigences de votre client. Si votre client veut une réunion d'affaires corporate et que vous organisez une fête à thème, vous êtes sûr de ne pas conserver ce client. Bien qu'il s'agisse d'un exemple extrême, n'oubliez pas que vous devez connaître en détail toutes les exigences de votre client avant même de pouvoir organiser un événement réussi.
- Mauvais choix de fournisseurs ou de salle. Faites vos repérages ! Passez des contrats avec des fournisseurs fiables et réputés qui peuvent répondre exactement aux besoins de vos clients. Si votre traiteur sert un repas désastreux, c'est normalement de la faute du traiteur. Cependant, c'est bien vous qui avez pris la décision de l'embaucher, donc c'est vous qui en prenez la responsabilité. Assurez-vous de pouvoir compter sur vos fournisseurs en toute confiance.
- Manque de coordination entre vous et votre équipe. Assurez-vous d'avoir une équipe bien huilée (chef de projet, régisseur et personnel temporaire) autour de vous et que tous comprennent bien leur rôle respectif dans la production de l'événement. On peut résumer la situation ainsi : vous êtes aussi bon qu'est votre maillon faible. Alors évitez les maillons faibles !
- Estimations inexactes. Vos estimations et devis doivent être aussi précis que possible. Si les événements dépassent largement le budget, vos clients pourraient vous demander des comptes. Les clients peuvent se sentir menés par le bout du nez si vous arrivez beaucoup plus haut que ce que vous aviez estimé à l'origine. Si, par contre, vous arrivez constamment à un niveau égal ou inférieur à vos devis, c'est une bonne manière de démontrer à votre client que vous maîtrisez bien les coûts. Ne sous estimez pas les opportunités raisonnables d'économiser, comparez les coûts et choisissez judicieusement.
- Mauvais flux de trésorerie. L'un des remèdes les plus efficaces de bien estimer l'acompte que vos allez demander à votre client.
- Assurance inadéquate. Assurez-vous d'avoir une bonne assurance pour vous protéger en cas de problème lors d'un événement. La plupart des agences sérieuses ont une assurance responsabilité civile d'environ 200 K€. Si vous êtes poursuivi au tribunal, vous pourriez vous retrouver en faillite faute d'une bonne couverture.
- Mauvais service. La règle d'or dans l'événementiel est de faire en sorte que l'événement se déroule bien. Morgane Lavin, vice-présidente régionale d'une société de gestion d'actifs, a embauché une agence événementielle lyonnaise pour des centaines d'événements sur la région : "Je comprends complètement que si des problèmes puissent survenir lors de certains événements, dit-elle. "Cependant, si cela arrive sur une majorité des événements, alors c' est un mauvais service et je ne ferais plus appel à eux."
Maintenant que vous connaissez les divers problèmes qui peuvent miner votre agence événementielle, soyez à l'affût de tout signe annonciateur, si vous réagissez assez rapidement, vous pouvez éviter un désastre financier. Une grande partie de la réponse consiste à avoir sous contrôle un maximum de choses et cela consiste simplement à faire les préparatifs adéquats. Avant chaque événement, prenez quelques instants pour réfléchir et planifier des stratégies de gestion de crise avec votre équipe. Essayez de prévoir d'où les problèmes pourraient survenir et de planifier les actions en conséquence. Cette stratégie peut être aussi simple que d'avoir des solutions de rechange pour des ressources essentielles à la réussite d'un événement. Rappelez-vous que la meilleure façon de faire face à des circonstances imprévues que vous ne pouvez pas contrôler est de rester aussi flexible que possible et d'être prêt à essayer de nouvelles stratégies.
2/ La recette du succès
En plus d'être un bon organisateur, quelles stratégies pouvez-vous adopter pour donner à votre agence les meilleures chances de succès ? Voici quelques conseils rapides :
- Restez toujours calme. "Cela ressemble à de simples conseils, conseille Corinne Legendre, organisatrice d'événements, mais si vous êtes capable de rester calme - même lorsque la cuisine a été accidentellement incendiée par le traiteur - votre client se sentira calme et rassuré."
- Créez une énergie positive à chaque événement. "Vous obtenez ce que vous semez", dit l'organisatrice Laurianne Polastri. "Essayez toujours d'établir une relation amicale avec tous les prestataires. C'est une bien meilleure façon de faire des affaires."
- Acquérir une formation professionnelle spécialisée.
- Fournir le service que vous avez dit que vous donneriez. Utiliser des contrats écrits et s'y tenir. Et gardez des dossiers bien rangés et répertoriés.
- Concentrez-vous sur le type d'événements que vous réussissez le mieux.
- Créez une équipe fiable et fidèle autour de vous.
- Essayez d'avoir une longueur d'avance et attendez-vous à de l'inattendu. "Il y a toujours quelque chose qui se passe différemment de ce qui était prévu ", dit Martin Despois. "Tu dois être prêt à tout."
- Faites plaisir à vos clients. "Dans l'événementiel, il n'y a pas de bien ou de mal si ce n'est de rendre le client heureux ", dit David Granger. Ce qui compte, c'est de faire le travail et de bien faire les choses.
- Développer une clientèle solide, être à l'écoute des besoins de ses clients, trouver un créneau qui fonctionne bien et savoir faire face aux changements du marché sont autant de moyens éprouvés pour assurer le succès d'une entreprise dans le milieu événementiel.
En conclusion, n'oubliez pas de vous poser régulièrement les questions suivantes :
- Ai-je soigneusement analysé la demande de mes services, surveillé le marché ?
- Ai-je trouvé un créneau qui m'offre suffisamment d'événements à planifier, sans non plus être un éventail trop large ?
- Ai-je une idée réaliste de la trésorerie en possession ?
- Ai-je un plan d'affaires sur 3 et 5 ans ?
- Est-ce que le prix de mes services est bien défini ?
- Ai-je bien des frais généraux réduit au minimum ?
- Ai-je créé une bonne équipe, avec un personnel et des fournisseurs bien choisis ?
- Mon agence offre-t-elle un service à la clientèle qui incite les clients à revenir et à recommander ?
- Est-ce que je fais du marketing efficacement ?
Et bonne chance pour vos débuts !!!