Votre entreprise émet-elle régulièrement des dizaines de plis qui prennent du temps à être timbrés ? Vous avez la possibilité d’acquérir une machine à affranchir afin de réduire les dépenses, de gagner du temps et de l’argent. En France, la loi n’autorise que la location des machines à affranchir. L’utilisation de la machine est par ailleurs soumise à une règlementation stricte. Il est important de connaitre les dispositions relatives à la location de la machine avant de faire le pas. Découvrez dans cet article de quoi retourne la location d’une machine à affranchir.
Que retenir de la législation ?
Selon la législation française, toute entreprise désireuse d’acquérir une machine à affranchir est obligée de souscrire à un contrat de location. Le contrat de location est tripartite et met en relation le locataire, le concessionnaire et la Poste. Notez déjà que c’est la Poste qui met à disposition les machines dont elle est propriétaire. Seulement, la mise à disposition est faite via un réseau de distributeurs habilités à la location : ce sont les concessionnaires (encore appelés les fournisseurs). Dans le contrat, le locataire doit faire un abonnement et verser à la Poste et au fournisseur une redevance mensuelle.
Quelques précisions sur le contrat de location
Comme signalée, le contrat est tripartite. Il engage votre entreprise vis-à-vis du fournisseur, mais avant tout de la Poste. Dans sa forme pratique, on peut retenir que votre entreprise signe un double contrat de location. Pour vous faciliter la tâche, certains fournisseurs se chargent de prendre contact avec la Poste en votre nom pour l’établissement du contrat.
Le contrat de location avec votre fournisseur définit clairement les termes de concession de la machine. Déjà, la machine à affranchir est louée sur une durée déterminée. Elle peut être longue ou courte, mais ce qui est sûr, ce n’est pas indéfini. La plupart des entreprises souscrivent à un abonnement sur une durée de 5 ans.
Le contrat inclut également l’installation au besoin de la machine à affranchir et sa maintenance. Votre contrat avec le fournisseur peut par ailleurs inclure une formation. Ce terme est surtout indispensable lorsqu’il ne s’agit pas d’une machine à affranchir de type TpMAc. Enfin, le contrat avec le fournisseur renseigne sur le support technique. À propos, il est important de renseigner avant de louer une machine à affranchir puisque selon le fournisseur, ce point peut changer du tout au tout.
Le contrat avec la Poste définit quant à elle les frais de gestion et la redevance pour empreinte publicitaire. À ces conditions de base peut s’ajouter une garantie équivalente à deux mois de consommations en plus des autres options payantes que vous aurez choisies.
Les types de machines à affranchir
Aujourd’hui, il existe essentiellement trois types de machines. Le premier type de machine est le tpMAc. Il s’agit de très petites machines à affranchir connectées qui sont parfaitement adaptée aux entreprises aux petits besoins. Ce type de machine permet d’envoyer une trentaine de plis quotidiens. Les machines disposent par ailleurs d’un plateau de pesée qui permet d’affranchir les plis au juste prix. Seulement, ce ne sont pas des machines recommandées pour l’envoi de colis.
Le second type de machine est le pMAc. Il s’agit de petites machines à affranchir connectées qui peuvent permettre d’envoyer entre 30 et 200 plis par jour. Ce sont des machines équipées de pèse-lettres. Elles peuvent également servir pour peser des petits colis. C’est le type de machine parfait pour les petites et moyennes entreprises.
Le dernier type de machine est le MAI (Machine à Affranchir Intelligente). Il s’agit de machines à affranchir intelligentes capables de gérer au moins 200 plis envoyés par jour. Ce sont des machines qui peuvent en quelques instants :
- mettre sous pli ;
- trier ;
- affranchir courriers et colis.
Une machine à affranchir intelligente se met à jour régulièrement et est le plus recommandé pour les grandes boites.