L’organisation d’un évènement est une tâche plus ou moins complexe. Pour que tout se passe à merveille, il est important de choisir une équipe fiable qui soit capable d’effectuer les différentes tâches. Cet article vous servira de guide pour trouver le personnel adéquat pour vos évènements.
Les rôles du personnel d'événement
Les tâches d’un poste pour évènement ne s’avèrent pas être aussi simples que celui d’un poste classique. L’employé se charge de déterminer tous les critères durant le processus d’embauche. Chaque poste occupe un rôle particulier, voici une liste de rôles indispensables pour un évènement.
Travail de terrain
C’est un poste indispensable à tout évènement. Les missions des employés de terrain sont les suivants :
- La vente des billets à l’entrée ;
- La communication des informations aux participants ;
- Le montage et le démontage ;
- Le nettoyage après l'événement ;
- La prise en charge des enfants.
La sécurité
La sécurité a pour rôle d’assurer le bon déroulement de l’évènement dans un cadre approprié.
Les vendeurs
Les vendeurs sont généralement des groupes extérieurs qui sont invités dans un évènement. Toutefois, vous pouvez choisir d’embaucher vos propres vendeurs pour surveiller les stands d’attractions.
Le marketing
L’équipe du marketing a pour rôle de gérer la campagne de l'événement comme les publicités, la vente des billets.
L’organisation
Il s’agit des éléments entrant dans l’évènement proprement dit.
- Les organisations du site ;
- Les membres des organisateurs ;
- Le processus d’organisation.
Le nombre de personnels est établi en fonction de la taille et de l’importance de l’évènement.
Le divertissement
Tout événement se base sur le divertissement et l’animation. Pour cela, la sélection de l’animateur doit être privilégiée.
Où trouver du personnel d'événement ?
Grâce à un recrutement commercial, vous pouvez facilement trouver le personnel qui correspond le mieux à votre critère d’embauche. Toutefois, quelques recommandations sont mises en avant :
La méthode DIY
Il est possible de rechercher manuellement le personnel grâce à un annuaire cabinet de recrutement. Il existe également une méthode plus récente qui consiste à faire des recherches via une plateforme numérique. Sur le web, vous placez une annonce typique de « besoin d’aide » et le processus de travail s’active.
La sous-traitance
La sous-traitance consiste à laisser les professionnels s’occuper de l’entretien. Grâce à des techniques et des stratégies d’entretiens, des expertises du secteur événementiel peuvent déterminer les personnes adéquates pour chaque poste.
Le recrutement des personnels d’évènement
Dans un cadre événementiel, les postes sont temporaires. Pour cela, le personnel doit posséder des compétences particulières. Pour réussir votre démarche de recrutement, voici un guide à suivre :
- Faire une description : la méthodologie de description joue un rôle majeur pour trouver le bon candidat.
- L’entretien : c’est une phase importante, elle révèle les informations concernant les expériences professionnelles du candidat, leurs motivations, leur capacité à faire face aux pressions, les freins et les motivations du candidat.
La préparation de l’équipe
Une fois que vous avez réuni votre équipe, la phase de préparation et de briefing va permettre d’optimiser la réussite de l’évènement. C’est une des parties à privilégier pour que votre événement se passe comme prévu.
Le recrutement du personnel participant à l’organisation d’un évènement ne doit pas être pris à la légère. Pour un résultat optimal, vous pouvez solliciter les services d’un professionnel.